ارسال و دريافت فكس و راه اندازي منشي تلفني با نرم افزار Talk Works Pro

[jamy]

بسياري با وجود داشتن كامپيوتر در محل كار و يا منزل هنوز هم براي ارسال و دريافت فكس و منشي تلفني ، از دستگاه هاي فكس وAnswering Machine استفاده مي كنند و به اين نكته توجه ندارند كه با استفاده از يك نرم افزار ساده و معمولي مي توانند همين كار را با هزينه اي كمتر و با كارايي و امكانات بيشتر انجام دهند. نرم افزار Talk Works Pro محصول كمپاني بزرگ Symantec يكي از اين برنامه ها مي باشد. يكي از امكانات اين گونه نرم افزار ها كه بزرگترين مزيت آنها نسبت به دستگاه هاي فكس نيز محسوب مي شود، ارسال يك فكس ، براي تعداد زيادي شركت است ( فكس گروهي ) ، كاري كه اگر بخواهيد آن را با دستگاه فكس معمولي انجام دهيد بايد يك نفر را براي يك روز كامل به اين كار بگماريد تا يكي يكي شماره شركت ها را بگيرد و فكس را ارسال كند. مزيت ديگر استفاده از نرم افزار ، عدم نياز به كاغذ فكس و هزينه نسبتا زياد آن مي باشد بخصوص اينكه از اين نرم افزار مي توان به عنوان منشي تلفني نيز استفاده كرد. اگر به خاطر داشته باشيد در شماره 11 ماهنامه به معرفي برنامهWin Fax ( برنامه داخلي ويندوز XP ) و در شماره 12 به يك برنامه براي منشي تلفني ( IVM Answering (اشاره كرديم. با توجه به ايميل هاي بسياري از خوانندگان تصميم گرفتيم برنامه يكپارچه اي را معرفي كنيم كه هم توانايي ارسال و دريافت فكس را داشته باشد. در ادامه بطور مختصر به نحوه كار با برنامه مي پردازيم.



نرم افزار Talk Works Pro يكي از محصولات شركت سيمنتك است كه به دليل كارآيي بالا به طور گسترده توسط كاربران مورد استفاده قرار گرفته است. از مزاياي اين نرم افزار مي توان به نكات زير اشاره كرد:


1 ـ امكان ارسال و دريافت فكس بصورت دستي و خودكار با تنظيمات متنوع و پشتيباني زبان فارسي.


2 ـ تنظيم و راه اندازي منشي تلفني با پيام دلخواه و ضبط پيام ها بطور خودكار.


3 ـ امكان تبادل فايل ها بين دو كامپيوتر با فرمت باينري.


سيستم ارسال و دريافت و همچنين بخش Answering آن بسيار ساده و راحت است و نيازي به توضيحات خاصي ندارد. در ادامه ابتدا به بخش ارسال فكس و سپس به نحوه دريافت و در انتها نيز به سيستم Answering مي پردازيم.

شکل 1

• ارسال فكس :
پس از نصب نرم افزار ،برنامه يك پرينتر مجازي براي دريافت و ارسال در سيستم نصب مي كند.نصب اين پرينتر بسيار مهم است كه در ادامه به مورد استفاده آن اشاره خواهيم كرد.
ارسال فكس به دو روش امكان پذير است. بسته به اينكه بخواهيد فكس را بطور مستقيم از داخل خود نرم افزار و يا از محيط نرم افزارهاي ديگر( مانند MS Office ) ارسال كنيد مي توان روش مورد نظر را انتخاب كرد. بهترين حالت براي ارسال فكس ، ارسال از طريق نرم افزار هاي جانبي مانند MS Word مي باشد.

شکل2

شکل3

• ارسال فكس از طريق نرم افزار :
در منوي Send گزينه FaxSend New را انتخاب كنيد تا پنجره اي مطابق شكل 1 باز شود. نام طرف مقابل ، شماره فكس و نام شركت را وارد و بر روي Next كليك نماييد.مطابق شكل 2 بايد نوع Cover ( صفحه اي كه متن تايپ شده در آن فكس مي شود ) موضوع . متن فكس را وارد و سپس Next كنيد.
در صفحه بعد، در صورتيكه بخواهيد مي توانيد يك فايل متني ( از نوع txt، doc ، ppt و... ) را به متن اضافه كنيد. با انجام اين مراحل ، مقدمات ارسال فراهم مي گردد و صفحه اي مطابق شكل 3 باز مي شود. در صورتيكه بخواهيد فكس در زمان مشخصي ارسال شود بايد بر روي كليد Delivery كليك و موارد آن را تنظيم نماييددر غير اينصورت بر روي Finish كليك كنيد.پس از تائيد سيستم ، بطور خودكار شماره گيري كرده و فكس ارسال خواهد شد.

• ارسال از برنامه Word :
ابتدا متن مورد نظر را در برنامه Word تايپ و سپس در قسمت File بر روي گزينه Print كليلك نماييد.مطابق شكل 4 در قسمت Printer ، گزينه WinFax را انتخاب و Ok كنيد. مطابق آنچه كه در مرحله قبل گفتيم ، موارد را پر ( شكل 5) و در آخر بر روي Send كليك نماييد تا فكس ارسال گردد (توجه داشته باشيد كه اغلب براي اين روش از Cover Page استفاده نمي شود) .

• ارسال فكس بصورت گروهي :
امكان جالب اين نرم افزار ارسال فكس بصورت گروهي مي باشد.براي اين كار حتما بايد محتويات Phonebook را از قبل پر كرده باشيد.به عنوان مثال بايد در دفترچه تلفن ، نام و شماره فكس افراد و يا شركت ها را وارد شده باشد.
براي ارسال فكس بصورت گروهي مي توانيد از يكي از دو روش قبل استفاده كنيد فقط توجه داشته باشيد كه در منوي صفحه Send مطابق شكل 6 از قسمت Address Book ليست گروهي را كه مي خواهيد براي آنها ايميل ارسال كنيد را با موس گرفته به قسمت Recipient منتقل كنيدو سپس بر روي Send كليك نماييد.

• دريافت فكس :
دريافت فكس به هر دو روش دستي و خودكار امكان پذير است. اما ابتدا بايد Setup برنامه براي سيستم دريافت تنظيم گردد.در روش اتوماتيك ، نرم افزار پس از سه يا چهار زنگ ( البته تعداد زنگ بستگي به تنظيمات دارد ) بطور اتوماتيك فكس را دريافت مي كند اما در روش دستي ( Manually Receive ) كاربر حتما بايد اقدام به دريافت كند در غير اينصورت نرم افزار به هيچ عنوان واكنشي نسبت به اين عمل نشان نمي دهد.

شکل 4

• دريافت خودكار:
از منوي Tools گزينه Setup و سپس SetupProgram را انتخاب كنيد.
در قسمت Receive اطلاعات مربوط به مودم و تعداد زنگ هاي دريافت شده براي پاسخ دادن را تكميل كنيد( شكل 7) و سپس به صفحه اصلي برنامه برگرديد. درToolbar بر روي Receive كليك و گزينه Automatic Receive را انتخاب كنيد.

• دريافت دستي :
براي دريافت فكس بصورت دستي پس از شنيدن بوق فكس از طرف مقابل ، در Toolbar بر روي Receive كليك و گزينه Manual Receive را انتخاب كنيد .
• منشي تلفني :
همانند دريافت فكس، براي راه اندازي منشي تلفني نيز بايد تنظيمات بخش Receive مانند مودم و تعداد زنگ انجام شده باشند. در بخش Receive بر روي گزينه Voice Answer كليك كنيد و گزينه…Stop Message After را بر روي 20 ثانيه تنظيم كنيد. اين گزينه به اين معنا ست كه نرم افزار پس از 20 ثانيه عمل ضبط صدا را قطع كند كه عملا هم كسي بيشتر از يك دقيقه پيام نمي گذارد.

شکل 5

شکل 6

• ضبط صدا :

يكي از موارد لازم براي بخش منشي تلفني ، پيغامي ( Greeting) است كه دستگاه به شخص تماس گيرنده مي دهد . نرم افزار يك سري پيام هاي آماده با موضوعات مختلف ( شركت در تعطيلات تابستاني به سر مي برد و يا پاسخگويي فعلا مقدور نمي باشد و ... ) دارد ولي به هيچكدام از پيام ها فارسي نيستند مجبور هستيد كه پيام مورد نظر خود را از طريق ميكروفون ضبط كنيد براي اين كار موارد زير را انجام دهيد:
در منوي Tools گزينهMachineAnswering را انتخاب كنيد. صفحه دستگاه پيام گير ظاهر مي شود ( شكل 8 ) .
براي انتخاب پيامي كه بايد پس از برقراري تماس پخش شود، بر روي كليد Greeting كليك كنيد.در پنجره Greeting بر روي Custom كليك نماييد.در پنجره Select Greeting مطابق شكل 9 بر روي علامت Rec كليك كنيد . پيام خود را از طريق ميكروفون ضبط و بر روي كليد Stop كليك نماييد.براي ذخيره پيام بر روي كليدي كه كنار Rec قرار دارد كليك و سپس آن را به يك نام دلخواه ذخيره كنيد پنجره آن را ببنديد.بر روي Import كليك و فايلي كه ذخيره كرده بوديد را Open و در آخر بر روي Add to Prerecorded كليك و Ok كنيد.با اين عمل پيام ضبط شده شما ، به عنوان پيام اصلي قرار مي گيرد.

• دريافت و پخش پيام :
براي دريافت خودكار پيام و حتي فكس بر روي Menu ( شكل 8 ) كليك و گزينه Automatic Receive را انتخاب نماييد.
نرم افزار پس از دريافت پيام ، تعداد پيام هاي جديد را نمايش مي دهد و مي توانيد آنها را گوش كنيد.

سخن پاياني
سوالي كه ممكن است در اينجا مطرح شود اينست كه براي دريافت اتوماتيك فكس و سيستم پيام گير ، كامپيوتر حتما بايد 24 ساعته روشن باشد و اين مورد ممكن است به كامپيوتر ضرر برساند و هزينه مصرف برق هم زياد شود.اما لازم است كه بدانيد روشن ماندن مداوم كامپيوتر ضررش كمتر از روشن و خاموش كردن پي در پي آن مي باشد. شوك ناشي از روشن شدن كامپيوتر ضرر بسيار بيشتري نسبت به روشن ماندن طولاني مدت دارد. راه حل آن هم ساده است :


1ـ مانيتور را در مواقعي كه با كامپيوتر كار نداريد ( بيشتر از يك ساعت ) حتما خاموش كنيد.


2ـ تنظيمات Power Management را به گونه اي تنظيم كنيد تا سيستم بعد از مدت معيني به حالت Standby برود.

شکل 7

شکل 8

شکل 9